09_iGEMの情報共有編
こんにちは、雑草です。９記事目です。
前回に引き続き、見やすさや利用のしやすさから、今後は原則すべての記事を同じ形式で書いていきたいと思います。
１つの記事の構成は以下のような感じで行きます。
１．目的
２．手段
３．内容
４．メモ(箇条書き)
今回はチーム運営の重要な一部である「情報共有」についてさくっとまとめていきたいと思います。
【目的】
iGEMで必要な情報共有とそのツールについて知る 。
【手段】
2019年に初出場したiGEM Gunmaで初年度から用いている手段を共有する。
【内容】
まとめ：Slackとメール転送が基本。LINEはレスポンスが早いので使いがちだが、議事録と担当者やテーマなどの決定事項リストは別にしておくと吉。
弊チームでは、メンバーがチームに入るとまずやることが４つあります。
・Slackに入ってもらう
・iGEMのGmailのアカウント情報を教えてログインしてもらう
・iGEMドライブ(Googleドライブ)に招待する
・そして最後にiGEMのグループLINEに入ってもらって、挨拶をして終わりです。
つまりSlack、Gmail、ドライブ、LINEの4本の柱で情報共有を行っているということです。
使用頻度の高い順にLINE、Gmail、Slack、ドライブです。
その１：Slackで項目ごとにまとめた情報共有
Slackは、IT企業とかビジネスでもよく使われる有名なツールです。
公式HP
【利点】
・トピックごとにチャンネルを分けられる(LINEとの一番の違い)
例えばLINEではミーティングの議事録もテーマ案も雑談も1部屋で、いっしょくたに流れていってしまいますが、Slackでは別々にできます。
・無料
・LINEよりセキュリティ面も優れている(らしい)
ただし無料ではメッセージが10000件超えると古い方から消えていったりするのでバックアップ取ることが必要になります。
でも基本的に1年ごとに作り直すくらいのイメージでいればそんなに困りません。
Fig1. 弊チームのSlackにあるチャンネル一覧
Slack初めての人はとりあえずググってこういう記事読んで、あとは使いながら覚えていく感じです。
/pollみたいなコマンドを作って投票取ったり、GoogleカレンダーやTwitterとも連携させたりと拡張が簡単なのも長所かと。
でも初年度、そして2年目と使ってみた感じなるべくシンプルに
「iGEMの細かく分かれた活動ごと、短期プロジェクトごとのアクション記録置き場」的な使い方がベターかなと思います。
【理由】
・たまに通知がこなかったりしてあれ！？ってなることもあったから
・iGEMでしかSlack使ってない人だとアプリを開く頻度がLINEより低くて見逃しがあるから
普段の連絡用のツールはLINEで十分かなと。
※雑草はこういうの詳しくないので体感です。
その２：公式アドレスを作ってすべてのiGEM関連メールを全員に転送
これは必須だと思います。
弊チームではGmailを使いました。
【利点】
・最少の手間で外部との連絡を全員に共有できる
【具体的な使い方】
１．全員にiGEMのGoogleアカウントのアドレスとパスワードを教えます。
２．Gmailアプリでログインしてもらいます。
※このときセキュリティですでにログインできる人のもとに3つの番号が届き、ログインしようとしてる人のデバイスに表示された番号を押すゲームが発生しますので、遠隔地にいると面倒ですがLINEの通知使ってがんばりましょう。
３．これで終わりです。
４．メンバーの誰かがiGEM関連のメールを送るときは
・自分のアドレスから送り、CC:にiGEMアドレスを必ず入れる
５．受信したときは
・転送する
これで、iGEMアドレスの受信箱にiGEM関連のメールがもれなく蓄積します。
そうすれば内容は全員がいつでも見られるようになります。
後輩が「去年はどんな書き方をしたのかな？」みたいに確認したいときにも役立ちます！
その３：iGEMドライブの活用
ここは過去のプレゼン、写真、wikiにつかった画像などなどを置いておく倉庫です。
Googleドライブ使ったことある人ならそんなに説明はいらないかなと思いますが、超有名なクラウドですね。
弊学では大学に割り当てられた学籍番号のメールアドレス使えば容量無制限で使い放題ですので、メンバーの一人のアドレスで作ったやつを共有しています。
iGEMの公式アドレスでつくったわけではありません。
ちなみにこんな感じです。
Fig2. 弊チームのiGEMドライブの概観
各項目の中で2019年度、2020年度みたいに分かれています。
年度があって中で分けるのでもいいと思いますが、何度も全項目作るのがめんどくさいのと後から見たいときに楽なようにこの階層順になっているのだと思います。
ただいっぱい項目ありますが、実質あまり使ってないフォルダもあります。
Slackで済んじゃう部分も多いんですよね。
2重に保存するのけっこうめんどくさかったりして・・・
そこで最近弊チームではscrap boxという新しいアプリを使う試みがなされているところです。
その４：LINE
これは説明不要ですよね。
iGEM2021というグループ作ってふつうに会話してるだけです。
やはりよく使うアプリなのでレスポンスは最速。
あとミーティングの日程投票もSlackより使い勝手いいようなのでもっぱらLINEです。
おまけ：会計はぜんぶSlackのチャンネルに投稿して年度末に計算
2019年は会計を置く試みをしたのですが、普段全然やることなかったので廃止しました。
寄付などで+の時も、物品購入などで-のときも、
Slackにこんな感じで書いていきます。
Fig3. 寄付をもらったとき
Fig4. 支出があったとき
このように、
・iGEMの通帳にお金を入れた
・iGEMの通帳から引き出した、立て替えた人にお金を渡した
ら、✔の反応をつけます。
何か特筆すべきことがあったら、メモはスレッドに書きます。
弊チームの情報共有についてシェアさせていただきました。
iGEMで情報共有は本当に大切なので、しつこいくらいやって丁度いいと思います。
今日は以上です。 お疲れさまでした。
【メモ】
～今後書きたい記事～
・用語集
・論文の探し方
・メダル条件
・iGEMあるある
・ＰＤＢ
・ＮＣＢＩ
・His-Tag
・参考文献
