13_iGEMミーティングのやり方と反省点まとめ
こんにちは、雑草です。１３記事目です。
今日はミーティングのやり方と2019年の反省点をまとめます。
このブログは基本的に弊チームの後輩向けですが、これからiGEMに参入したいと考えている潜在的な人々にも向けているのでこういう記事も時々書いていきたいです。
弊チームの後輩には今やってるミーティングスタイルの裏付けがなんなのか（なぜそうしているのか）知っててもらった方が今後改善もしやすいと思うので、是非参考にしていただきたいと思います。
さっそく始めましょう。
【目的】
iGEMのミーティングで大事なポイントを理解する。
【手段】
具体的な例をあげてみていく。
【内容】
まとめ：
・ミーティングは準備６割、当日４割。議題やタイムスケジュールは事前に共有しておく。
・当日はアウトプットの場。
・司会は持ち回りが吉。
・今年のメンバーを見てて思ったが、あえてZOOMをつないで作業するミーティングもあり。
０．2019年のミーティングの反省
本気で反省だらけですが、隠さず書いていきます。
・時間管理の意識が薄く、ミーティングがずるずる延びて3時間、4時間もザラ
・とりあえずミーティングしていて、集まってから「今日は何を話すの？」となることもあった
・意見を全く言わない人がいた
・下調べせずに集まってしまうことがあった
書いてみるとほんと泣きたくなりますね……。
「確立されたやり方」がないって本当に恐ろしいことで、なんとなくでうまくいくと思っていたら簡単にこういう状態になってしまうこともあるんだと実感しました。
雑草は圧倒的経験不足で、会議の進行とかも全然うまくできなくてメンバーにいっぱい迷惑をかけました。
後輩は、そしてこれを読んでくれている人は少しでも同じミスをしないですむように、
「昨年の反省を踏まえて今年はこんなふうにやっています」というやり方を簡単にまとめたいと思います。
１．ミーティング前日までにすること
・議題やタイムスケジュール、ZOOMのURLを公開しておく
当日までにみんなが準備しやすくするためです。
目安２日前くらいまでに出せるとグッドです。
忙しくてやばいときは最低、前日の夜には出しましょう。
これは現メンバーが書いたものですが、こんな感じ↓です。
Fig1. 弊チームのタイムスケジュールの例
・下調べや事前タスク
集まって話し合うだけでは「これはどうなってる？」みたいな不明点がたくさん出てきてしまいます。
前回のミーティングの最後に決めておいた「次回までに何をするか」というタスクをしっかりやってくるようにします。
後述しますが、これはかなり重要です。
２．ミーティング当日すること
・進捗を全体に共有
・意思決定をする
・議事録の作成
・来週までにすることを明確にする
４つめの「来週までにすることを明確にする」が重要です。
ミーティングしている間は頭がiGEMモードになっているのですが、ミーティングが終わって日常に戻ってくると色々な物事が流れ込んできます。
なので先に「何をやるべきか」を明確化しておくことで、そのあと動くのがすごく楽になります！
３．ミーティング後にすること
・次回のミーティングまでの課題をやる。
前にやることと一緒ですね(^^;)
・来れなかった人は議事録を読んで、わからないことがあれば質問
最後に「司会を持ち回りにする」についてですが、
これは司会をいつも同じ人がやると以下のようなデメリットがあるからです。
・常に同じ人に負担がかかる
司会はミーティングのタイムスケジュールを考えたり、会議が行き詰まったらフォローしたりと、普通に参加するより３～４倍くらいエネルギーを使います。
これをいつも同じ人にやらせるのは酷です( ﾉД`)ｼｸｼｸ…
「いつもごめんね」に対して「大丈夫だよ！」と言ってくれる人も、本当は疲れているかもしれません。
・他の人が受け身になりがち
先生から見た風景と生徒から見た風景が異なるように、司会からみたミーティングと他の参加者からみたミーティングはちがいます。
特に司会の「誰か意見ありますか？」に対して「誰も意見を言わない」という状況になってしまったとき、ほんとうに一人一人にまったく悪気はないのですが、司会にとってはストレスになります。
それはかすかに以下のように感じてしまうからです。
自分の進行がだめなのか？
黙っていれば司会がなんとかしてくれると思ってるのかな？
やる気がないのかな？
実際、そうじゃないことが大半なんですけどね！(^^;)
「司会はどう感じているか」を全員が経験することで、自分が司会でないときも積極的に発言できるようになると考えて持ち回りにしました。
ちなみに司会の「～ということで皆さん宜しいですか？」に対して無言も同じです。
これは肯定の無言なのですが、わかっていても司会は戸惑ってしまうことが多いです。
なので弊チームでは「肯定」はZOOMの画面でいいね！の手をするか、いいねボタンで反応しています。
まとめると
・司会を持ち回りにする
・肯定の反応をする
これだけで安心感がぜんぜん違うので、もしよかったら是非皆さんも試してみて下さい！
今日は以上です。 お疲れさまでした。
【メモ】
～今後書きたい記事～
・用語集
・論文の探し方
・メダル条件
・iGEMあるある
・ＰＤＢ
・ＮＣＢＩ
・His-Tag
・参考文献
